Comment déménager vos bureaux en toute sécurité ?

Le déménagement dans un nouveau bureau est un déménagement emballant pour n’importe quelle entreprise, et il n’est pas nécessaire que ce soit un processus stressant pour ceux qui le coordonnent.

En effet, le déménagement est la deuxième tâche la plus stressante pour les propriétaires de petites entreprises après l’embauche de nouveaux employés. Par conséquent, la plupart des entreprises tardent à déménager, choisissant de rester dans des installations exiguës et coûteuses.

Voici quelques conseils essentiels pour aider à augmenter les chances d’un déménagement rapide et efficace.

1. Planifiez le déménagement de votre bureau tôt

Les transferts administratifs nécessitent une planification et une préparation détaillées. Lorsque vous planifiez le déménagement, décidez de la date du déménagement, du calendrier du processus de transfert, après quoi vous pouvez établir un calendrier. De plus, affecter un budget spécifique au processus de déménagement. Il sera utile pour déterminer les coûts d’embauche des déménageurs et aider à éviter de prendre des décisions non éclairées.

2. Communiquez avec vos employés

Communiquer avec vos employés est l’un des conseils importants que vous devez prendre en considération. Assurez-vous de tenir votre personnel au courant des plans de déménagement et des horaires. Les informer des changements importants et des procédures dans les nouveaux locaux, notamment :

  • la nouvelle adresse ou les numéros de téléphone et de télécopieur révisés;
  • Nouvelles règles de construction
  • Arrangement d’emballage au nouvel emplacement, entre autres

Vous pouvez les encourager à créer une liste de contrôle mobile pour s’assurer que tous les domaines essentiels sont couverts et que rien ne manque. Bien que le changement puisse être troublant pour les employés, communiquer avec eux peut leur remonter le moral.

3. Protégez vos données

Vous ne savez jamais ce qui pourrait arriver à vos fichiers et à votre matériel pendant le processus de déménagement. Vous pourriez perdre des documents importants à des serveurs ou des disques durs endommagés. Par conséquent, il est important de sauvegarder vos données et de les protéger contre la perte et la violation lors du déplacement.

Par exemple, vous pouvez utiliser un système de gestion numérique des visiteurs pour protéger les données de vos visiteurs et de votre personnel. La meilleure partie est que vous pouvez vous déplacer avec elle de manière transparente car il est basé sur le cloud. Ainsi, vous respectez le Règlement général sur la protection des données (RGPD) puisque vous gardez les données sur les personnes qui ont visité votre entreprise dans le passé.

4. Nettoyez en profondeur votre bureau

Ne bougez pas avec des objets dont vous n’avez pas besoin. Enlevez les vieux dossiers, déchiquettez les papiers inutiles, jetez les vieux meubles et vendez ou donnez de l’équipement qui ne sera plus nécessaire. Cependant, assurez-vous de consulter vos comptables avant de vous débarrasser des papiers.

5. Embauchez une entreprise de déménagement professionnelle

Il est essentiel d’embaucher une entreprise de déménagement comme : https://www.demenagement-pickup.fr/ pour faciliter le déménagement des bureaux. Les entreprises de déménagement ont les connaissances, l’expertise et les ressources nécessaires pour rendre le processus de déménagement fluide. Ils fourniront des services d’emballage et de déballage pour assurer le transfert sécuritaire de vos articles commerciaux. Une entreprise de déménagement peut également identifier vos besoins d’affaires et aider à rédiger un plan de déménagement approprié.Assurez-vous de choisir une entreprise bien établie, certifiée et assurée.

6. Mettez à jour votre adresse partout

Informez vos fournisseurs et vos clients lorsque vous déménagez, de l’adresse de votre nouvelle entreprise et de la reprise des activités normales. Assurez-vous de mettre à jour vos cartes professionnelles, votre site Web, votre en-tête et vos sites de médias sociaux. En outre, contactez Google pour avoir votre adresse, et la liste en ligne a changé un mois menant à votre déménagement.

Conclusion

Déménager n’est pas aussi mouvementé que ça en a l’air. Si vous suivez ces conseils sur le déménagement des bureaux – de la planification du processus à la communication avec les clients, les fournisseurs et les employés, en passant par la sauvegarde de vos données – vous serez en mesure d’effectuer une transition en douceur vers votre nouveau lieu de travail.